Hoe voer je een goed beoordelingsgesprek? Als je gaat googlen, dan krijg je honderdduizend resultaten over hoe je dit het beste kan voeren; 10 stappen, 8 tips, 7 aanvliegroutes en ga zo maar door. Helpt dat om betere gesprekken te voeren? Wellicht, maar het zijn allemaal open deuren. Nergens gaat het over de missers die zo makkelijk gemaakt worden en die een gesprek meteen onderuit kunnen halen.
Hier dus een verfrissend lijstje met 5 missers, in willekeurige volgorde, en wat je wel kan doen.
Misser 1: Je zit met een erfenis uit het verleden
Je gaat voor het eerst met jouw medewerkers beoordelingsgesprekken voeren omdat je nieuw bent in jouw functie. Die ene medewerker die matig functioneert, heeft de afgelopen jaren goede beoordelingen gekregen en je vraagt je serieus af hoe dit kan. Oorzaak is vaak dat het bedrijf niet zonder deze medewerker kan, of dat jouw voorganger niet het echte gesprek wilde aangaan met deze medewerker. Wat te doen? Je bent in het voordeel omdat jij nieuw, of relatief nieuw bent in jouw rol. Jij kan dus jouw visie geven op hoe de medewerker functioneert. Zorg uiteraard dat dit goed onderbouwd is met objectieve praktijkvoorbeelden en wees niet bang om feitelijk te benoemen waar het niet lekker loopt. Daarmee doe jij jezelf, het bedrijf en de medewerker een groot plezier. En de volgende manager.
Misser 2: Het verplaatsten van het beoordelingsgesprek
Je hebt een gesprek ingepland met jouw medewerker en dit op tijd gecommuniceerd en in de agenda ingeschoten. Kort van te voren blijkt dat dag en tijd eigenlijk niet goed uitkomen voor je en je wilt het gesprek verplaatsen.
Uhm, dikke nee. Dat het gesprek verplaatst moet worden, zegt vaak meer over jouw eigen timemanagement en daar hoeft jouw medewerker niet de dupe van te worden. Jouw medewerker kijkt hier al een tijdje naar uit, of tegenop, en het verplaatsten van zo’n gesprek geeft aan dat jij het niet zo belangrijk vindt. En dus ook de medewerker niet zo belangrijk vindt. Jammer voor jou dus, maar houd je aan de planning!
Misser 3: Je laat jouw medewerker de beoordeling vast invullen en vraagt of hij/zij dit uiterlijk 3 dagen voor het gesprek naar jou toestuurt.
Eenzijdige transparantie in een beoordelingsgesprek maakt het gesprek onveilig. Je vraagt de medewerker zichzelf te beoordelen, maar stuurt jouw bevindingen niet vooraf toe. De balans in het gesprek is al ver te zoeken nog voordat het gesprek begonnen is. Grote kans dus ook dat hij/zij zichzelf niet oprecht beoordeelt, maar een rooskleurig beeld schetst van zijn of haar functioneren. Wat leidt tot een hoop discussie in plaats van een goed gesprek. Niet de beste start dus. Als je vooraf wil uitwisselen hoe jullie tegen de verschillende criteria aankijken, dan betekent dat gelijk oversteken en allebei invullen en delen.
Misser 4: Nieuwe feedback geven tijdens een beoordelingsgesprek.
Een beoordelingsgesprek is een terugblik op het afgelopen jaar. Vaak is er ook tussentijds een functioneringsgesprek geweest en zijn hier acties aan verbonden. Het kan dus niet zo zijn dat je hier pas een half jaar later tijdens het beoordelingsgesprek weer op terug komt. Feedback geven doe je gedurende het hele jaar, dan heeft het namelijk effect en bied je jouw medewerkers de kans om eraan te werken en zich te ontwikkelen. Alleen feedback geven tijdens een officieel gesprek, staat gelijk aan de medewerker de mogelijkheid ontnemen zich te ontwikkelen. Praktische tip, houd gedurende de samenwerking een lijstje bij per medewerker met concrete voorbeelden van dingen die goed of minder goed gingen en zorg dat je dit minimaal 1x per maand met hem/haar bespreekt.
Misser 5: Je hebt het beoordelingsgesprek gevoerd, maar de uitwerking op papier heeft niet dezelfde toon als die je had tijdens het gesprek.
Managers hebben vaak de neiging om mondeling zaken op een wat positieve manier toe te lichten. Als in, dit heb je niet goed gedaan, maar het viel ook wel mee want je zat die dag niet lekker in je vel. Of: dit heb je niet goed gedaan, maar heel veel dingen gaan wel goed, hoor. Etc.
Dan volgt de schriftelijke terugkoppeling. En zijn de woorden ineens veel harder, kritischer en zijn alle argumenten die je hebt gebruikt om jouw boodschap te verzachten verdwenen. Ook een duidelijke no-go. Als je iets te zeggen hebt, hoe lastig je die boodschap zelf ook vindt om over te brengen, zorg ervoor dat je zegt waar het op staat. Je hoeft niet bot of onvriendelijk te worden, maar bij duidelijkheid is iedereen het meest gebaat.
Er zijn vast nog wel veel meer voorbeelden te noemen van missers. Laat ze achter in de comments, want ik ben echt benieuwd. Het voorkomen van bovenstaande 5 helpen je in ieder geval op weg naar het voeren van een functioneel en effectief beoordelingsgesprek. En vergeet niet: het gesprek is niet een moment van (ver)oordelen en je gelijk halen. Het is een moment van verbinden en bouwen.
Wees eerlijk, wees duidelijk en zorg ervoor dat je concrete voorbeelden hebt om jouw feedback te ondersteunen. Luister alsjeblieft ook naar de input van jouw medewerker. En erken dat jouw houding en gedrag ook bepaalde reactie en actie voortbrengt. Dus vragen om feedback, en dan echt vragen en daar ook voor open staan, is cruciaal voor een goede samenwerking en persoonlijke groei voor jullie beiden.